Hur synkroniserar du PlanningPME med din Outlook- eller Google-kalender? - Enterprise-version

Synkronisera schemat för en eller flera anställda och till och med schemat för ett visst rum eller en viss utrustning med din Outlook- eller Google-kalender.
Med Enterprise-versionen av planeringsprogrammet PlanningPME online blir det enkelt att synkronisera händelserna för en eller flera PlanningPME-resurser med din Outlook- eller Google-kalender!

Denna funktion för synkronisering av en eller flera PlanningPME-resurser med Outlook eller Google Calendar är tillgänglig med Enterprise-versionen av PlanningPME. Parametreringen görs av varje användare och i enlighet med dennes användningsrättigheter. Varje användare av schemat kommer att kunna synkronisera schemat för de resurser som han/hon kan konsultera i PlanningPME med sin Outlook- eller Google-kalender genom att följa stegen nedan.

Outlook : Har ett Microsoft 365-konto

Google Calendar : Har ett personligt eller professionellt Google-konto

Om din användare ingår i en företagskatalog, t.ex. Google Workspace eller Microsoft Entra, måste ytterligare inställningar göras i din infrastruktur för att möjliggöra synkronisering.

Kalendrar synkroniserade med Google Calendar

En eller flera kalendrar skapas i Google Kalender. Om det finns flera kalendrar överlagras de och färgen på uppgifterna motsvarar den färg som tilldelats resursens kalender.

Kalendrar synkroniserade med Outlook

En eller flera kalendrar skapas utöver din huvudsakliga Outlook-kalender. Färgen på händelserna motsvarar den färg som tilldelats resursens kalender.
Du har olika möjligheter att visa flera kalendrar samtidigt i Outlook: sida vid sida eller överlagring.

Envägssynkronisering

Synkroniseringen sker i en riktning: synkroniseringen av händelserna sker endast i PlanningPME-applikationens riktning mot Google Calendar eller Outlook. Huvudprogramvaran är PlanningPME.

Lägg till, ändra och ta bort en händelse från PlanningPME

Tillagd: Alla händelser (arbetsuppgifter och otillgängligheter) som skapas från PlanningPME skapas i den fjärrstyrda kalendern.

Ändring: Huvudprogramvaran är PlanningPME, och om du vill ändra en händelse måste du göra det från onlineprogramvaran PlanningPME.
För att underlätta ändringar skickas en länk till PlanningPME-händelsen i varje synkroniserad händelse i fjärrkalendern. För att ändra händelsen behöver du bara klicka på länken.

Strykning: Alla händelser (arbetsuppgifter och otillgängligheter) som tas bort från PlanningPME tas bort i fjärrkalendern.

Val av information som skickas till Outlook eller Google-kalendern

Du kan välja vilka fält du vill se i kommentarsfältet för Outlook- och Google Calendar-händelser från menyn Verktyg -> Beskrivning -> Google Calendar/Microsoft Outlook i PlanningPME-programmet. Du kan till exempel visa den fullständiga adressen för mötet och/eller statusen för ett evenemang och/eller ett anpassat fält.

Stoppa synkroniseringen och radera fjärrkalendern

Varje användare av schemat kan välja att stoppa synkroniseringen med fjärrkalendern så snart han eller hon vill. För att göra det klickar du på knappen "Delete" (ta bort) för den fjärrkalender du vill sluta synkronisera i menyn "My calendars" (Mina kalendrar). När du tar bort har du valet att ta bort fjärrkalendern som skapades av PlanningPME eller att behålla den.

Rätt att synkronisera med Outlook och/eller Google Calendar

På nivån för användarens grupprättigheter (menyn Data -> Grupp) kan du välja om användaren kan synkronisera PlanningPME med Outlook (Mina kalendrar/Microsoft Outlook) och/eller Google Calendar (Mina kalendrar/Google Calendar).

Vilka resurser kan användaren synkronisera?

I användarrättigheterna (menyn Data -> Användare) kan du välja vilka tjänster som ska läsas av varje användare. Användaren kan då synkronisera alla resurser som ingår i den eller de tjänster som han kan se.