Automatisering av workflow och av dokumenthantering med Arxivar

Många företag arbetar med Arxivar. Tack vare sin helt konfigurerbara workflow-motor kan denna plattform hantera dokument och företagsprocesser. Genom att skapa en integrerad planeringsprocess och företagsförvaltning gör man arbetet mer felxibelt och kan överföra data på ett smidigare och mer förenhetligat sätt. Syftet med denna integrering är att förenkla planeringen av personalen så att man vinner tid och produktivitet. Hur?
Genom att skapa ett workflow minimeras manuell datainmatning då nya uppgifter skapas. Det tillåter också styrning av resurser vid rapportering.
Dessutom erbjuder integreringen en kontrollhytt där man kan hantera resultatet av försäljning och pågående aktiviteter genom åtkomst till data och dokument i en delad webbomgivning.

Integreringen med PlanningPME tillåter er dels att utnyttja Arxivars dokumentpotential med uppbygandet av ett digitalt arkiv där ni har förmånen av stödet av en kraftfull workflow-motor, dels att hantera företagets alla resurser. Datan delas i realtid med alla anställda och klienter tack vare sändning av e-mejl och automatiska meddelanden

Sammanställningen av arbetsblad, tidrapporter, semesteransökningar, frånvaroansökningar osv förenklas och det blir genast lättare att utnyttja och styra datan. Det blir också möjligt att kontrollera era anställdas återstående semesterdagar, verkställda utbildningar, arbetsuppgifter och möten, att hantera personalens arbetstimmar, frånvaron och uppgifter som ska utföras.

Sammanfattning av andra fördelar:

• Förbättrat samarbete och distansarbete
• Ökat samarbete och styrd behörighetsprocess
• Upprättande av ett delat digitalt arkiv som har enkel sökning
• Praktiskt taget gränslösa möjligheter till dialog med era datasystem och företagsarkiv
• Obegränsade användare utan tilläggskostnader
• Reaktivt webbgränssnitt och särskilt inriktad och konfigurerbar layout
• Gratis mobila appar för iOs och Android
• System som kan utvecklas både med avseende på antalet processer och mängden data som samlas och hanteras

Integreringen sker på processnivå så att användare kan experimentera med an unik arbetsmiljö. Datan kommer i form av "uppgift/aktivitet" och deras förlopp är automatiskt tillänglig för behöriga företags alla områden, planeringen i PlanningPME kan göras som vanligt. Resurserna får ett meddelande som anger vilka arbetsuppgifter de ska utföra och uppföljningen av uppgifternas förlopp sköts av processen som till slut rapporterar det som har utförts beträffande uppgiften. Förbindelsen mellan de två systemen sker via en koppling som utvecklats ad hoc och med vilken ARXivar har åtkomst till och rapporterar alla data i PlanningPME.

Oberoende av deras tidsmässiga längd (en eller flera dagar), avbryts uppgifterna i PlanningPME i enlighet med deras status och i egenskap av evenemang fungerar de som hävstång i de speciella rutiner som definierats på förhand i workflow (meddelanden, begäran om uppgifter, automatiska e-mejl,...).

När ett företag fungerar dåligt märks det genast, när det fungerar bra märker man det inte

Vilka är de minimifördelar som man kan vänta sig?

De fördelar som gäller den kvalitativa differentieringen i förhållandet med en klient: att organisera sig ofta är mycket svårare än det verkar. Har det någonsin hänt er att tilldela en resurs två uppgifter samtidigt? Eller att senarelägga möten för att ni drunknar i förpliktelser?

Det gäller alla dessa exempel där vår dagliga kritik kommer fram. Därför har vi ansett att fullständig organisering och effektivitet är utmärkande elementt också för vår kund.

Smidig och enhetlig arbetsmetod

Var och en har sin egen arbetsmetod och företaget verkar då ha många olika arbetsmetoder, vilket ofta är olämpligt. En smidig och agil arbetsmetod som utforskats och tillämpats i olika faser av företagens processer innebär också bättre överföring av kunskap (shadowing, förmåga att forma systemet med stöd av organisationsmetoden) bland de anställda som avlöser varandra över tid.

Jag förändrar min arbetsdag

"Jag har verktygen och tid för att skapa en strategi"

Det är frustrerande att använda sin tid på att samla data om aktiviteter som utförts hos kollegerna för alla: dels för den som ber om dem, dels för den som ska svara.Oftast beror detta på svag integrering mellan de dataprogram som används på företaget.
Genom denna integrering kommer er tid att gå över från invecklad datainsamling till analys- och jämförelseåtgärder.

Er arbetsdag förändras: tack vare organsierade processer och utnyttjande av på förhand konfigurerade workflows underlättas informationsutbytet mellan systemen och ni kan lättare analysera datan då de redan förenhetligats och sammanfogats.

Kontakta oss